Jak už jsme psali v úvodním článku, GDPR není třeba se obávat. Zákon o ochraně osobních údajů platí v České republice od roku 2000 a rozdíly, které GDPR přináší, se dotknou především velkých hráčů na trhu, kteří doposud vesele obchodovali s našimi údaji. V předchozím článku jsme se věnovali GDPR více zeširoka a nyní se budeme blíže věnovat konkrétnější rovině mezi hoteliérem a Plazarem a hoteliérem a hostem.
Vaše ubytovací zařízení a Plazaro
V Plazaru jsou zpracovávány údaje Vašich zaměstnanců a především hostů. Z toho důvodu musíme mít mezi sebou uzavřenou zpracovatelskou smlouvu. Ta se uzavírá při vytvoření účtu a naleznete ji ve svém účtu v sekci Nastavení – Základní. Smlouva musí být písemná, ale nemusí být podepsaná, stačí ji tedy jen v případě potřeby vytisknout.
Vaše ubytovací zařízení a hosté
Obecně platí, že rezervace ubytování je uzavření smlouvy a v rámci ní si můžete stanovit, s jakými daty budete nakládat, po jak dlouhou dobu a komu k nim dáte přístup. Údaje byste měli uchovávat minimálně po dobu 3 let, což odpovídá promlčecí lhůtě, můžete si však nastavit i delší dobu. Plazaro v sekci Nastavení – Systém – Hosté umožňuje nastavit, po jak dlouhé době se mají údaje těch, co vám poskytly souhlas (ať už v rámci smlouvy nebo dobrovolně), automaticky smazat. Vy se tak nemusíte o nic starat.
Pro úplnost připomeneme, že pokud dle zákona č. 565 o místních poplatcích vybíráte poplatky za lázeňský či rekreační pobyt nebo odvádíte poplatek z ubytovací kapacity, jste dle zákona povinni uchovávat údaje hostů a to po dobu 6 let. Jedná se o dobu ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které jste ubytování poskytli. V případě poplatku za lázeňský či rekrační pobyt pak i účel pobytu. Stejně tak musíte uchovávat dle zákozna č. 326 o pobytu cizinců na území České republiky údaje o cizincích, a to jméno, datum narození, státní občanství, číslo cestovního pasu, číslo víza, trvalé bydliště v zahraničí a účel pobytu. Nastavení zákonné lhůty naleznete také v sekci Nastavení – Systém – Hosté. Plazaro posléze vyžaduje, aby nastavení doby na základě souhlasu bylo stejné nebo vyšší jako v případě zákonné lhůty. Tato lhůta je pak s každým dalším příjezdem hosta automaticky obnovena.
Je potřeba si také uvědomit, že smlouvu uzavíráte pouze s konkrétní osobou a pokud dotyčný přijede s celou rodinou, právo uchovávat osobní údaje zbytku rodiny z uzavřené smlouvy nevyplývá. Považujeme však za váš oprávněný zájem uchovávat alespoň základní osobní údaje, a to minimálně po dobu pobytu. V žádném případě však nesmí být zbylí členové rodiny či jiné doprovodné osoby cílem jakéhokoliv marketingu, pokud vám k tomu nedají výslovný souhlas. Plazaro umožňuje v sekci Nastavení – Systém – Hosté nastavit, po jak dlouhé době od posledního check-outu se mají údaje těch, od kterých nemáte souhlas se zpracováním osobních údajů, smazat.
Je také vhodné zasílat obchodní podmínky e-mailem, například v potvrzení rezervace. V Nastavení – Emaily si můžete ke kždé šabloně přiložit libovolnou přílohu a Plazaro pak bude veškeré e-maily posílat s nastavenými přílohami, například již zmíněnými obchodními podmínkami.
Veškerý e-mailing odesílaný v Plazaru by měl sloužit pouze pro plnění smlouvy a jako takový nemusí v sobě obsahovat odkaz pro odhlášení. V rámci oprávněno zájmu však můžete klienty oslovit také marketingově, nenabízejte jim však nesouvisející věci a vždy jim umožněte se z takové marketingové aktivity odhlásit.
A co bude dál?
Vzhledem k tomu, že se situace ohledně GDPR neustále vyvíjí, budeme vás i nadále informovat o novinkách a změnách v této oblasti. Nyní pracujeme na vzoru obchodních podmínek, které budete moci využít. Mezi tím budeme rádi za jakýkoliv feedback a můžete se spolehnout, že případné požadavky a připomínky rádi zapracujeme. Přejeme vám úspěšný květen.
App Store
Google Play
