Rezervace

Rezervace (plachta rezervací)

Sekce rezervace slouží k přehledu rezervací v čase. Jedná se o hlavní sekci celého rezervačního a recepčního systému Plazaro.

V plachtě rezervací je možné zapnout přehled cen (typů) pokojů a to tlačítkem v hodní části obrazovky vedle tlačítka pro tisk (Obsazenost a ceny typů pokojů).

Vyhledávání v rezervacích:

V plachtě rezervací lze vyhledávat prostřednictvím pole "Vyhledávání". Do tohoto pole je možné vepsat libovolný text. Plazaro prohledá všechny rezervace, které obsahují hledaný text a tyto nabídne ke zobrazení. Po kliknutí na vybranou položku se plachta rezervací posune směrem k vybrané rezervaci a barevně ji označí.
V seznamu rezervací je také možné vyhledávat (Rezervace – Seznam rezervací) stejným způsobem, jako v plachtě rezervací. Zde v seznamu rezervací budou zobrazeny záznamy odpovídající hledanému výrazu.

Dominantní částí plachty rezervací představuje kalendář, jímž je možné horizontálně rolovat či posouvat do minulosti i budoucnosti. Vertikálně jsou zobrazeny samotné ubytovací místnosti.

Pokoje: Pokoje jsou na plachtě rezervací zobrazeny vlevo ve vertikálním sloupci. Jsou zde seřazeny dle názvu. Dále jsou zde zobrazeny popisky pokojů spolu s počtem lůžek a přistýlek. Tyto informace je možné nastavit v Nastavení – Pokoje. Je možné nastavit, zda pokoje řadit dle abecedy (standardní nastavení) nebo dle typu v Nastavení – Systém – Plachta rezervací.

Neuklizený pokoj: V levé části plachty rezervací u každého jednotlivého pokoje je drobné tlačítko “kbelík”, tímto tlačítkem je možné nastavit pokoji status “neuklizený pokoj”, tato informace slouží zejména pro pokojskou.

Nová rezervace

Novou rezervaci do plachty rezervací je možné zadat pomocí tlačítka “plus”. Další možností, jak vložit rezervaci je kliknout a podržet v požadovaném místě mřížky plachty rezervace (dle data a pokoje) a táhnutím doprava je možné vytvořit novou rezervaci požadované délky.

Posun rezervace: Při podržení klávesy Ctrl je možné přesunovat rezervace horizontálně pro změnu doby příjezdu a odjezdu. Při podržení klávesy Ctrl je možné přesunovat rezervace vertikálně pro změnu ubytovací místnosti.

Při podržení klávesy Ctrl a najetí na levý nebo pravý okraj rezervace je možné rozšiřovat nebo zkracovat délku rezervace.

Více informací o rezervacích je k dispozici v sekci Rezervace – Karta rezervace.

Nová skupinová rezervace

Novou skupinovou rezervaci do je do plachty rezervací možné zadat pomocí tlačítka “dvojitého plus”.

Více informací o skupinových rezervacích je k dispozici v sekci Rezervace – Karta skupinové rezervace.

V přpadě odebrání rezervace ze skupinové rezervace, jež je již fakturována a jejíž položky jsou na dokladech přiřazené této skupinové rezervaci, tyto společné doklady nebude možné dohledat, stejně tak položky, které již byly zcela zaplaceny. Do odebraných rezervací doporučujeme do poznámky uvést číslo původní rezervace.

Skupinová rezervace, u které byly všechny položky vyfakturovány na jeden doklad, následně byla skupina rezervací rozdělena (tj. rezervace osamostatněny), u takové rezervace se pak nezobrazují žádné položky, protože:
- jsou vyfakturované (nezobrazují se v nevyfakturovaných)
- faktura je zaplacená (nezobrazují se v nezaplacených)
- faktura patří jiné rezervaci, která již není součástí skupiny rezervací (nezobrazují se v zaplacených)

Náhled rezervace

Náhled rezervace je zobrazen po najetí myší nad rezervaci v plachtě rezervací. V náhledu rezervace jsou zobrazeny základní údaje o rezervaci. V první části okna jsou uvedeny tyto informace: jméno hosta (na kterého je vytvořena rezervace), počet osob na pokoji, datum rezervace (od, do) s počtem nocí, číslo a typ pokoje. Ve druhé části okna (tato se nezobrazuje, pokud v rezervaci nejsou vyplněny relevantní údaje), jsou uvedeni všichni hosté z daného pokoje a k nim jsou zobrazeny tyto informace: příjmení a jméno, v závorce zkratka typu hosta, typ stravy, a typ pobytu.

Barevné označení rezervací v plachtě rezervací:

Červený podklad za písmem a bílé písmo: Rezervace není plně vyfakturována, i když již host odjel.
Bílý podklad za písmem a červené písmo: Rezervace není hostem plně uhrazena. (Prioritněji se zobrazuje červená barva.)
(Bez podkladu za písmem a) červené písmo: Rezervace má vypršenou opci nebo opci na aktuální den.
Bez podkladu za písmem a černé písmo: V ostatních případech.

Barva pozadí rezervací:

• Opce: světle zelená
• Rezervováno, online rezervace (online rezervační formulář): světle zelená
• Ubytováno: tmavě zelená, tečkovaný vzor
• Host odjel: šedá, tečkovaný vzor
• Waiting list: červená (nízký pás)
• Pronájem (dlouhodobý): světle šedé pozadí
• No-show: zmizí z plachty
• Storno: zmizí z plachty
   

V Plachtě rezervací i v Seznamu rezervací jsou rezervace indikovány, jako neuhrazené v případě, pokud nejsou kompletně uhrazeny, tj. všechny položky, tzn., pokud existuje saldo.

Ve třetí části okna, pokud rezervace tyto údaje obsahuje, jsou zobrazovány ikonky štítků z důvodu rychlejší orientace v rezervacích.
Ve čtvrté části okna jsou uvedeny tyto informace: cena pobytu, uhrazeno a saldo.
V páté části okna jsou uvedeny tyto informace: telefon, e-mail a poznámka.

Karta rezervace (detail rezervace)

V kartě rezervace jsou uvedeny veškeré potřebné informace o hostovi, rezervaci a k ní se vztahující informace a podklady. Jedná se o sekce údaje, účet, faktury a ostatní.

Stornované (nesmazané) rezervace zůstávají v systému záměrně. V takovém případě jsou indikovány jako neuhrazené a takto s nimi i systém nakládá (např. ve skupinové rezervaci jsou stále nabízeny). Protože může být žádoucí alespoň částečná fakturace stornované rezervace. Proto je potřeba takovou rezervaci zpracovat ručně, tj. v případě potřeby ji smazat či vyfakturovat.

Karta hosta:

V kartě hosta se nacházejí osobní údaje o hostovi.

Systém umí zobrazovat upozornění na vízovou povinnost v Kartě hosta.

Údaje:

Sekce údaje obsahuje tyto informace: pokoj, počet osob, zdroj objednávky rezervace (odkud host přišel), datum (od, do), číslo rezervace, stav (opce, rezervováno, ubytováno, host odjel, waiting list, dlouhodobý pronájem, no-show, tj. host nedorazí, přičemž má platnou rezervaci a storno), hosté (jména hostů dané rezervace a typ stranvy), info, zda se jedná o rekreaci či nikoliv, možnost přidání hosta bez nároku na lůžko, možnost hosty mazat, možnost nastavit štítky k rezervaci, možnost přidat poznámku pro recepční či pokojskou. Dále je zde možné nastavit odeslání rezervace (odeslání e-mailu) hostovi s potvrzením rezervace. Dále se zde nachází volba “schváleno manažerem” a uložit či smazat rezervaci.

Vložení nového hosta: Nový host je vložen vepsáním jména do pole "Příjmení Jméno". Vedle jména se nachází tlačítko "plus".
Editace hosta: Vedle existujícího jméno hosta se nachází tlačítko "tužtička", prostřenictvím které je možné editovat veškeré údaje o tomto hostovi.
Změna hosta: Pro změnu ubytovaného hosta je potřeba stávající jméno hosta smazat a následně vepsat (nebo pomocí našeptávače vybrat) nové.

V Kartě hosta se nachází funkcionalita Upozornění na hosty ze zahraničí s vízovou povinností. Tj., pokud je host ze země, která v ČR podléhá vízové povinnosti, systém na tuto skutečnost upozorní.

Je-li host cizinec (host s vyplněným státem jiným než ČR), vedle “Rekreace” v řádku hosta je zobrazen výběr s důvody pobytu, které jsou důležité pro cizineckou policii a používají se v Domovní knize (Reporty – Domovní kniha) a v reportu (exportu) pro cizinecou policii.

Tisk karty hostů je možný z Karty rezervace. Pokud jsou v rezervaci cizinci, na spodní liště se nachází checkbox Vytisknout kartu hostů, po jeho výběru a stisknutí tlačítka Uložit nebo Uložit a zavřít, se zobrazi dialog pro vytištění tiskopisu Domovní kniha obsahující hosty.

Účet:

V sekci účet se nacházejí položky pro zaúčtování hostovi nad rámec ubytování. Sekce je rozdělena na dvě části, na nezaplacené a zaplacené položky. Je možné přepínat měny (CZK/EUR).

Nezaplacené položky: Položky je možné přidávat a to z kategorií ubytování, zboží, služby a ostatní. Dle kategorie je vlevo zobrazena ikonka položky. Dále je možné vepisovat názvy položek. Názvy jsou našeptávány dle položek uložených ve skladu, službách atp., je tedy možné jednoduše vybrat právě ty položky, se kterými ubytovací zařízení operuje a aby bylo je možné párovat a počítat s nimi ve statistikách a dalších částech systému Plazaro.

Při výběru položky z našeptávače je automaticky vyplněna cena zboží a sazba DPH. Tyto hodnoty je možné upravovat. V případě ručního zadání položky je možné částku a sazbu DPH vyplnit manuálně. Vedle těchto informací se nachází částky celkem a tlačítka pro smazání položek. Zámeček slouží k uzamčení ceny. Když je zámek zamčený, nedojde k přepočítání ceny budoucí rezervace (například při změně ceníku atp.). Automaticky jsou zamykány například rezervace z channel manageru.

Pobytové balíčky, příplatky a slevy: Jako položky do účtu je možné přidávat pobytové balíčky, příplatky a slevy. Tyto se chovají dle nastavení v sekci Nastavení – Pobytové balíčky, Nastavení – Příplatky a slevy.

V případě skupinové rezervace je možné pobytové balíčky, příplatky či slevy přidat na všechny pokoje ze skupinové rezervace a nebo vybrat pouze některé z pokojů.

Pobytové balíčky nejsou připočítávány k ceně navíc, ale upravují cenu samotné rezervace.
Příplatky a slevy jsou připočítávány k ceně.

V okamžiku, kdy proběhne platba, je možné v seznamu faktur vytvořit platbu (tlačítko EURO), kdy je v následně zobrazeném okně karty platby možné změnit výši placené částky, datum, způsob platby a poznámku. Po kliknutí na tlačítko “uložit” je automaticky vytvořena položka v části platby, tato částka je nyní vedena jako uhrazená.

V případě, že je nastaven způsob platby na platební kartu nebo platbu v hotovosti, položka se mezi zaplacené přesune automaticky (protože těmito způsoby obdrží ubytovací zařízení platbu ihned), naproti tomu při zvoleném způsobu platby převodem je nutné došlou platbu označit jako uhrazenou (vytvořit platbu) ručně ve chvíli, kdy dorazí finanční prostředky na bankovní účet ubytovacího zařízení.
Dále je zde možné nastavit odeslání rezervace (odeslání e-mailu) hostovi s potvrzením rezervace. Dále se zde nachází volba “schváleno manažerem” a uložit či smazat rezervaci.

Faktury:

Sekce faktury je rozdělena na tři části a to faktury, platby, online platby.

V sekci faktury jsou zobrazeny faktury vystavené hostovi. Jsou zde tlačítka pro vytvoření dokladu (“nový doklad”) a tlačítko pro vytvoření zálohové faktury ("nová zálohová faktura").
Do faktury je možné přidat pouze položky, které doposud nebyly fakturovány a zároveň jsou nezaplacenými položkami v sekci Rezervace – Karta rezervace – Účet – Nezaplacené položky. Dále je zde zobrazeno číslo faktury, příjemce, způsob platby, datum vystavení, datum splatnosti a částka celkem. Při vytváření nové faktury či při editaci stávající faktury (karta faktury) lze editovat položky fakturačních údajů (typ. způsob platby, placeno v = měna, jazyk faktury a po zobrazení více informací dále datum vystavení, datum uznatelného zdanitelného plnění, datum splatnosti, variabilní symbol, číslo faktury a vystavil = autor faktury), příjemce (host či firma, jméno, ulice a číslo popisné, PSČ a město, stát, IČ, DIČ), samotnou položku faktury a poznámku.
Fakturu je možné tisknout, otevřít náhled, vytvořit platbu (platba) k faktuře, editovat či ji smazat.
Dále je zde možné nastavit odeslání rezervace (odeslání e-mailu) hostovi s potvrzením rezervace. Dále se zde nachází volba “schváleno manažerem”.
Hostům je možné vystavovat i zálohové faktury. Faktura vystavená po zálohové faktuře pak obsahuje položku, kde je částka, která již byla vystavena v zálohové faktuře. V rámci jedné položky se v této faktuře projeví i třeba několik položek fakturovaných v předchozí zálohové faktuře.
Výchozí jazyk dokladu je určen dle jazyka systému.
Poznámka slouží k vyplnění poznámky, která bude zobrazena na dokladu. V Nastavení – Systém – Výchozí poznámka je možné nastavit text výchozí poznámky, která se automaticky bude vyplňovat při vytváření nového dokladu.

Je možné vytvořit opravný daňový doklad v případě nutnosti opravit vystavenou fakturu.

V sekci Účet – Nevyfakturované položky zůstanou položky, které dosud nebyly vystaveny na dokladu (na faktuře, zálohové faktuře, proforma faktuře čí účtence). Naopak položky, které byly vystaveny na dokladu a byly zaplaceny zvolenou metodou (např. v hotovosti), jsou zobrazeny v sekci Účet – Zaplacené položky. Účet bude zcela uhrazen až po zaplacení veškerých položek z tohoto účtu. Položky mohou být vystaveny na několika různých dokladech. Je možné vystavit doklad pouze na část položky, např. 0,5 kusu nebo 0,3 kusu. Takovou hodnotu je možné vepsat do pole “KS”.

Sekce Účet – Nezaplacené položky slouží k zařazení položek z účtu, jež byly prostřednictvím vystavených dokladů uhrazeny.

Sekce Účet – Zaplacené položky slouží pro zařazení položek, které byly vystaveny na dokladu, jež ještě nebyl uhrazen, tj. např. faktura placená bankovním převodem.

Dosud neuhrazenou platbu (např. doklad se způsobem platby bankovním převodem) je možné označit jako zaplacenou prostřednictvím tlačítka “platba” (“€”) v sekci Faktury. Neuhrazená částka je zobrazena červeně. Po uložení úhrady se tato operace projeví na třech místech:
a) červeně zobrazená částka v sekci Faktury se změní na černou
b) doklad se objeví v sekci Faktury – Platby
c) uhrazená položka se objeví v sekci Účet – Zaplacené položky.

Příklad vystavení zálohové faktury na část objednaných služeb:
Vytvoříme zálohovou fakturu (doklad), ze kterého odebereme některé položky z hotelového účtu hosta. Ve zbylé položce vytvářeného dokladu změníme počet kusů z 1 na 0,5 a jako způsob platby vybereme bankovní převod. Klikneme na uložit. Tímto je vystavena zálohová faktura s neuhrazenou částkou. V sekci Účet – Nezaplacené položky je zobrazena v tuto chvíli neuhrazená položka. V sekci Faktury je částka zobrazena červeně, což značí neuhrazený finanční obnos. Ve chvíli, kdy peníze za tuto položku příjdou na bankovní účet, je možné tuto částku v sekci Faktury označit, jako zaplacenou tlačítkem “Platba” (“€”). Tato operace se projeví na třech místech:
a) červeně zobrazená částka v sekci Faktury se změní na černou
b) faktura (doklad) se objeví v sekci Faktury – Platby
c) uhrazená položka se objeví v sekci Účet – Zaplacené položky.

Platby: Zde jsou uvedeny platby provedené hostem. V okamžiku vytvoření platby Rezervace – Karta rezervace – Faktury – Platba k faktuře je tato platba zobrazena zde. V seznamu plateb jsou zobrazeny čísla faktur, ke kterým platby patří, způsob platby, poznámka, datum vytvoření platby a částka.
Platbu je možné editovat, kdy je možné změnit částku, datum platby, způsob úhrady poznámku a nebo smazat.

Online platby: Zde jsou uvedeny uhrazené online platby hostem.
V seznamu online plateb je zobrazen způsob platby, stav, datum vytvoření a částka platby. Dále je zde možné nastavit odeslání rezervace (odeslání e-mailu) hostovi s potvrzením rezervace. Dále se zde nachází volba “schváleno manažerem”. A uložit či smazat rezervaci.

Částky na dokladech v cizích měnách jsou přepočítávány podle výchozího kurzu. Pokud není nastaven, částky jsou přepočítávány podle aktuálního kurzu ČNB.

Ostatní:

V sekci ostatní je k dispozici úprava skupiny a historie rezervace.

Úprava skupiny: Tato sekce slouží k úpravám skupinových rezervací, k přesunu rezervací mezi vytvořenými skupinami rezervací.
Historie: Zde je zobrazena veškerá historie práce s rezervací.
Dále se zde nachází volba “schváleno manažerem”. A uložit či smazat rezervaci.

Karta skupinové rezervace (detail skupinove rezervace)

Při vytváření skupinové rezervace (tlačítko “dvojité plus” na plachtě rezervací) je zde oproti běžné rezervaci v kartě skupinové rezervace rozdíl v tom, že je zde možné zadat pouze jednoho hosta, který zastřešuje celou skupinovou rezervaci. Dále je možné k této skupinové rezervaci vybrat a přiřadit pokoje dle typu, které jsou aktuálně k vybranému termínu volné.
Při editaci skupinové rezervace je zde oproti běžné rezervaci v kartě skupinové rezervace rozdíl v tom, že je možné v pravém horním rohu karty skupinové rezervace přepínat mezi pokoji této rezervace.
V sekci účet je možné opět přidávat pobytové balíčky, příplatky a slevy. Ve skupinové rezervaci je navíc možné tyto položky přidávat buď pouze k vybraným pokojům a nebo ke všem pokojům.

Popis karty rezervace a z toho plynoucí rozdíly oproti této sekci (kartě skupinové rezervace) naleznete výše v sekci Rezervace – Karta rezervace.

Uzavřený pokoj

Tlačítko “uzavřený pokoj” je možné použít k uzavření pokoje, což se projeví vyznačením v plachtě rezervací a v tom, že pokoj není nabízen k rezervaci. Důvod pro uzavření pokoje je například jeho rekonstrukce atp.

Uzavřený pokoj:

V kartě uzavřeného pokoje je možné nastavit pokoj, datum začátku a konce uzavření pokoje a dále přidat poznámku.

Klávesová zkratka pro hromadné a rychlé uzavírání pokojů je Shift + tažení myší.

Zobrazit dnešek

Tlačítko “zobrazit dnešek” slouží k rychlému nalistování na plachtě rezervací na aktuální datum v případě, že je plachta posunuta do minulosti či budoucnosti.

Přejít na datum

Tlačítko “přejít na datum” slouží k posunu plachty rezervací na zvolené datum.

Vytisknout plachtu

Tlačítko “vytisknout plachtu” slouží k tomu, aby bylo možné vytisknout část plachty dle nastaveného data a na nastavený počet dní.

Seznam rezervací

Sekce seznam rezervací slouží k přehlednému zobrazení rezervací ubytovacího zařízení, s nimiž lze dále pracovat.
V tabulce seznamu rezervací jsou zobrazeny všechny rezervace ubytovacího zařízení seřazené dle data rezervací. Kromě data rezervace je u rezervací uvedeno číslo pokoje, číslo rezervace, počet hostů, zdroj rezervace, stav rezervace a finanční částka, kterou host po dobu ubytování utratil.
Veškeré informace je možné v kartě rezervace (v detailu rezervace) v sekci Plachta rezervací – Karta rezervace editovat pomocí tlačítka “upravit”.

Ve výpisu rezervacílze zobrazit i smazané rezervace. Například z důvodu zpětné kontroly. Také je možé si tyto rezervace skrýt či zobrazit pomocí filtru v horní části obrazovky.

Denní přehled

Sekce denní přehled slouží zejména pro přehled nastaveného dne, zde jsou zobrazeny provozní informace pro pracovníky ubytovacího zařízení. Jedná se o tyto informace: počet příjezdů, počet odjezdů a pobytů hostů, pobyty hostů dle pokojů, počet snídaní, počet večeří, poznámky a informace pro pokojskou. Je zde možné nastavit datum pro vygenerování denního přehledu. Dále jsou zde možnosti (tlačítka) “vytisknout denní přehled pro recepční” a “vytisknout denní přehled pro pokojskou”.
Do denního přehledu se dostanou například informace o stravě (počet obědů) v případě, že stav předmětné rezervace je nastaven na "Ubytováno" a "Pronájem (dlouhodobý)", v tu chvíli hoteliér ví, že host přijel, je ubytován a má být počítáno se snídaní pro něj. Je-li daná rezervace v jiném stavu, např. "Host odjel" (např. i dříve než je nastaveno trvání rezervace), již není žádoucí pro tohoto hosta připravovat stravu, proto se v denním přehledu projeví to, že již host odjel.

Informace o neuklizeném pokoji je v Denním přehledu zobrazování analogicky, jako je tomu na plachtě rezervací, tj. pouze v daný den.

Kalendář

Kalendář slouží k přidávání, editaci a přehledu služeb v čase. V pravé části sekce kalendář se nachází měsíční kalendář, ve kterém je možné listovat tlačítky “předchozí měsíc” a “následující měsíc”. Dále je k dispozici tlačítko “dnes”, které zobrazí aktuální den.

Vložení události do kalendáře je možné kliknutím a podržením tlačítka myši a jeho tažením. Tímto se zobrazí karta služby, ve které je možné nastavit, o jakou službu se jedná. Nastavení služeb je možné provést v sekci Nastavení – Služby. Dále je možné nastavit dobu trvání služby od, do. Vedle časového nastavení je zobrazena doba trvání zvolené služby. Dále je možné nastavit objekt (místnost), kde je služba poskytována, počet osob, pokoj, tj. odkud klient přichází (zda se jedná o hotelového hosta nebo neubytovaného klienta), uživatel a stav. Jméno a příjmení hosta nebo vložit "hosta z ulice" (neubytovaný). Název, poznámka, celková částka k úhradě a způsob úhrady (hotově v CZK, hotově v EUR, platební kartou). Po kliknutí na tlačítko Prodej je možné službu vyúčtovat. Vytvořený doklad se dále objěví v sekci Pokladna – Doklady.